産業機械・プラント設備の開発・設計、3Dレーザースキャナ計測、障がい者事業所向けトータルシステムの開発・販売｜ＭIRAIZ株式会社［千葉県君津市］

設計事業グループのイシバシです。

年々 月日が過ぎていく感覚が自分の中で早くなり、社会人になってからは6月が終わると

半年経過したことのスピード感から、「もう今年終わるやん！」と思うようになりました。本当に終わります。

そんな私もMIRAIZの一員になって、来月で丸2年が経ちます。

事務経験0　且つ、パソコン操作については高校の授業で学んだレベルだった私が

どうやって業務内容やExcelなどを覚え、学んだか。大変恐縮ですがブログに書き残したいと思います💭

私の中で大変だったことは、大きく分けて3つありました。

まず１つ目はExcelです。

機能を覚えることがとにかく大変でした。

その為、Excelの機能に慣れるために最初は日々の業務をExcelにまとめてみることにしました。

メモで書いたものをExcelにまとめる。その繰り返しで自分なりのマニュアルのようなものを作りました。

このおかげで超絶基本的な操作には勝手に慣れていきました。

そして関数、その他便利機能については、もう一言。練習あるのみでした。

ある日、「この見本のExcelを見ながら同じ資料を作ってごらん」と集計データを渡されて

何個か資料作成の練習をしました。

当時の私は全くわからない状態だったので

最初は穴埋めのように見本通りにとりあえずでやり進めました。

これをやって何が起きるかというと、、、

「これを先にやらないと、こっちが無意味になる」

「こっちは後にしないと、全て二度手間になる」

こんなことの繰り返しで、とても悔しかったのを覚えています。笑

優先順位なんてわかるはずもないので、何度も何度も過去の自分の編集に邪魔をされてその度にまたか！という思いでした。

とりあえずやってみる→間違える→改善→先輩に見てもらう→自分では気が付けないミスを指摘してもらう→改善・・・

この繰り返しで、できるようになっていきました。

悔しさから心は折れかけていましたけど、途中から楽しんでいる自分がいたのをよく覚えています。

２つ目はフォルダの場所を覚えること。

たくさんの資料を編集・見に行くことが多いので場所を覚えることが本当に大変でした。

当時の私は、ショートカットを作る頭もなくポチポチ目当ての場所に行っていたので、

その甲斐あってか(?)　自然と場所を覚えることができました。結果オーライすぎます。

３つ目は2つ目に似ていますが、編集場所・要点を各資料に応じて覚えること。

Excelやスプレッドシートでの編集は使用頻度が高いので、徐々に慣れていきました。

社内にも様々な資料があるので、それも大変でしたが

会社によって異なるフォーマットの見積書・請求書は、記載すべき情報が様々なので、慣れるまで大変でした。

見積書・請求書だと例えば・・

・A社は別資料に記載の番号を必ず指定された場所に記載する

・B社とC社の時は必ず●●の表記を〇〇に変える

・D社の時は別の資料の何個かの情報を請求時に必ず追加する

こんな感じのことがよくあります。慣れるまでがとにかく大変でした。

ここで１つ目の、自分なりのマニュアルが大事になってくるのです。

これには何度も助けられました。

自分なりの仕事の覚え方・やりやすいと思うやり方、見やすいと思う資料、

別の人だとそうは感じないもの 人それぞれあると思っています。

自分の覚えやすい方法や苦手を自覚して、自分で自分をカバーできるようにすることが大切だと思います。

未経験で事務に挑戦しようとしている誰かの参考に１ミリでもなればと思い、ここに書き残しておきます。